5 mẹo quản lý thời gian hiệu quả

1. Lên kế hoạch cụ thể

Để quản lý thời gian tốt bạn cần phải có một kế hoạch cụ thể

Kế hoạch của bạn phải bắt đầu từ những mục tiêu trong cuộc sống mà bạn muốn đạt được. Cụ thể, bạn có thể sẽ trả lời các câu hỏi sau:·       

• Bạn muốn làm việc trong công ty này bao lâu? Giả sử là 5 năm
•  Mục tiêu 5 năm làm việc của bạn là gì? Giả sử là lên chức Phó phòng.

Khi bạn có mục tiêu 5 năm, bạn chia nhỏ mục tiêu này thành từng năm, từng tháng. Câu hỏi cuối cùng bạn cần trả lời là: Tuần này tôi phải làm gì? Hoặc là Hôm nay tôi phải làm gì? 

Những câu hỏi này rất quan trọng, không có một mẫu chung nào cho mọi người nên bạn phải tự trả lời sao cho thật sát với bản thân bạn, và có được mục tiêu cuối cùng.

Bí quyết của tôi là, bạn chọn một mục tiêu vừa sức để thực hiện trong 1 tuần, vì 1 tuần là khoảng thời gian đủ dài cho một kế hoạch cụ thể. Sau khi có mục tiêu tuần, mỗi ngày bạn thực hiện một phần mục tiêu đó sao cho cuối tuần bạn hoàn thành nhiệm vụ. Theo thời gian bạn sẽ dần nhận ra con đường nhanh nhất để thực hiện mục tiêu 5 năm của bạn, bạn điều chỉnh và tiếp tục cho đến khi thành công. 

2. Trình tự ưu tiên ưu tiên công việc

Như bạn biết, không phải việc nào cũng như nhau, sẽ có những việc quan trọng hơn, cấp bách hơn những việc còn lại. Tôi chia công việc ra thành 4 loại:·  

• Loại I - Không quan trọng, không cấp bách: công việc văn phòng thường ngày·
• Loại II - Quan trọng, không cấp bách: công việc như lập kế hoạch, phát triển chiến lược·       
•  Loại III - Quan trọng, cấp bách: thường là những việc xảy ra không đoán trước được, hay những việc do lười biếng mà sắp deadline bạn chưa làm xong.·        
• Loại IV - Không quan trọng, cấp bách: như nghe điện thoại, làm việc người khác nhờ,...

Bạn hãy lấy giấy và viết rồi chia những công việc bạn đang làm theo bốn phần trên, sau đó hãy đọc tiếp.Khoảng thời gian mà bạn nên dành cho 4 loại công việc trên theo thứ tự là: 20% - 60% - 20% - 10%. Với thứ tự này, dù bạn làm việc ở môi trường nào thì thời gian để đầu tư vào bản thân bạn thông quan công việc luôn là 60%. Thời gian bạn dành cho chính bạn càng nhiều thì giá trị của bạn càng cao.

3. Chia thời gian thành từng khoảng 30 phút

Để tận dụng tối ưu thời gian hơn, Bạn có thể chia thời gian thành những quãng 25 phút, 30 phút, 45 phút hay chỉ 15 phút. Cứ mỗi khi làm một khoảng thời gian như vậy, bạn cho mình nghỉ tại chỗ khoảng 5 phút để hiệu suất làm việc không bị giảm sút. 

Bạn thử xem một ví dụ về nhà văn Anthony Trollope, tác giả của 47 tiểu thuyết, 18 tác phẩm hiện thực, 12 truyện ngắn, 2 vở kịnh và một loạt các bài báo khác trong 38 năm sau khi xuất bản cuốn tiểu thuyết đầu tiên năm 1847! Bí quyết của ông này rất đơn giản: Ông đặt ra mục tiêu viết 250 từ trong 15 phút, mỗi ngày ông dành 3 giờ (tức là 12 khoảng thời gian 15 phút) để viết. Nếu duy trì tốc độ này trong một năm thì mỗi năm ông sẽ hoàn thành được 3 quyển tiểu thuyết! 

Còn với bạn, nếu bạn chia công việc thành từng khoảng 30 phút và lắp đầy chúng kèm theo nghỉ 5 phút giữa hai khoảng thời gian thì chẳng những bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng mà còn giảm được căng thẳng,rất đáng để thử phải không?

Khi bạn đã có một kế hoạch, bạn đã phân bố công việc vào từng khoảng thời gian phù hợp, thì lý do duy nhất bạn không hoàn thành được kế hoạch cũng như không quản lý tốt thời gian chính là sự lười biếng của bạn! Nhưng rất may, kẻ thù của lười biếng chính là kỷ luật và sự tập trung, mà bạn có thể rèn luyện cả hay kỹ năng này. Bạn vừa đọc ví dụ về nhà văn Anthony Trollope, ông phải kỷ luật để viết như vậy trong 3 giờ đồng hồ và liên tục trong 38 năm. Đồng thời,ông phải thật tập trung trong mỗi 15 phút. Rõ ràng, sự kỷ luật và tập trung đã giúp ông hoàn thành một “dự án” 38 năm chỉ trong từng khoảng 15 phút! Để rèn luyện kỷ luật bạn có thể bắt đầu từ việc dậy đúng giờ, sắp xếp ngăn nắp bàn làm việc cuối ngày,… Kỷ luật với chính bạn đến khi bạn thấy hài lòng!

5. Biết từ cách từ chối

Khi bạn làm việc, nhất là ở vị trí nhân viên văn phòng, thường thì bạn phải làm những công việc mà đồng nghiệp nhờ giúp, nào là pha cà phê,nào là nghe điện thoại, photo tài liệu,… 

Với nhưng công việc như thế này, chúng tôi khuyên bạn nên khéo léo từ chối, vì mỗi cái gật đầu đồng ý sẽ lấy mất của bạn một khoảng thời gian không bao giờ lấy lại được. Thêm nữa, việc bỏ ngang giữa chừng rất khó để tập trung lại, nhịp độ làm việc của bạn sẽ giảm đáng kể. 

Bạn có thể lịch sự từ chối: “Xin lỗi giờ em đang soạn tài liệu cho cuộc họp không thể đi gọi cà phê được ạ!”Hoặc giao công việc đó lại cho một người khác mà bạn thấy ít bận hơn! “Anh X ơi, em đang soạn tài liệu, đi đi gọi cà phê cho mọi người giúp em nhé!”

Trên đây là những mẹo đơn giản giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn đã sẵn sàng áp dụng vào công việc và cuộc sống của bạn chưa? Khi bạn quản lý được thời gian, 24 giờ mỗi ngày thực sự là của bạn, cùng với sự hoàn thiện bản thân chúng tôi tin bạn sớm đạt được mục tiêu và thành công trong cuộc sống.

Tướng Quân

Xem thêm