Chìa khóa vàng giúp bạn quản lí thời gian hiệu quả nhất

Benjamin Franklin đã từng nói 

Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là viên gạch xây nên cuộc sống này.

Thời gian - nguồn tài nguyên có một không hai bởi một khi đã mất đi thời gian thì mãi mãi bạn cũng KHÔNG THỂ lấy lại được. Nhưng có một điều bạn CÓ THỂ làm với thời gian của mình là THAY ĐỔI cách sử dụng nó.

Cách quản lí thời gian của Tổng Thống

Tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight Eisenhower đã thấy được việc sử dụng thời gian một cách hợp lí là vô cùng quan trọng nhất là đối với những người bận rộn như ông. Ông đã xây dựng một phương pháp quản lí thời gian gọi là Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower. Phương pháp này được xây dựng dựa trên cơ sở xác định mức độ ưu tiên của công việc. 

Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower phân nhiệm vụ thành 4 mức độ ưu tiên :

1. Quan trọng và khẩn cấp.
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp. 
3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp.
4. Không quan trọng cũng không không khẩn cấp.

Có thể dựa vào sơ đồ sau để nắm rõ phương pháp này.

1. Quan trọng và khẩn cấp

Việc quan trọng và khẩn cấp có thể chia làm 3 trường hợp như sau:

• Xảy ra đột ngột, không đoán trước được:người thân ốm đau hay gặp những vấn đề nghiêm trọng, các cuộc gọi, cuộc họp khẩn cấp, ...
• Có thể đoán trước được: những ngày lễ kỉ niệm như sinh nhật, valentine, noel, kỉ niệm ngày cưới,...
• Đã đoán trước nhưng trì hoãn: Chuẩn bị bài viết, soạn bài luận tiếng anh, ...
• Những việc này được đặt ở mức độ ưu tiên hàng đầu, lên kế hoạch sắp xếp hợp lí sẽ tránh được tình trạng áp lực, stress khi " nước đến chân mới nhảy ".

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Đây là những mục tiêu lâu dài, cần thời gian để hoàn thành. Tuy chúng không thực sự cấp bách nhưng tích lũy dần dần sẽ giúp bạn đạt được việc quan trọng chính là mục tiêu đề ra.

Ví dụ như các trường hợp sau: 

• Ôn thi học kì, Luyện thi đại học, ...
• Rèn luyện thể dục thể thao.
• Học ngoại ngữ.
• Duy trì các mối quan hệ xã hội.

Những nhiệm vụ này, nếu không được phân bổ một cách hợp lí rất có thể một ngày chúng sẽ trở nên cấp bách và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Những việc này không giúp bạn đến mục tiêu và thường gây cản trở cho bạn trên con đường đi đến mục tiêu.. 

Cuộc gọi hay tin nhắn từ một người bạn cũ hay người thân xa, sự nhờ vả đột ngột của bạn bè, người thân hay đồng  nghiệp, ... Tuy chúng chẳng giúp ích được gì nhưng chúng ta thường phải mất rất nhiều thời gian cho chúng. Tìm cách giải quyết nhanh chóng hoặc từ chối một cách khéo léo để giảm thiểu việc  dành nhiều thời gian cho chúng.

Nhân đây tôi cũng xin nói thêm về việc học cách nói "Không". Trước khi nhận một việc gì đó hãy tự hỏi bản thân xem mình có phải là người làm việc này tốt nhất không? Mình có thời gian cho việc này không? Việc đó có ích cho mục tiêu của mình không? Nếu câu trả lời là "không" thì hãy mạnh dạn từ chối để tránh nhận về mình những việc mà bản thân cũng không có khả năng hoàn thành gây lãng phí thời gian.

4. Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Những việc không quan trọng cũng không khẩn cấp này thường được thực hiện với mục đích giải trí như: Check Facebook hay Twitter, mua sắm, xem tivi, chơi game, ...Hạn chế những công việc như này càng nhiều càng tốt.

Không ai có thể tập trung làm việc năng suất cao mà không dành thời gian thư giản cho bộ óc cả. Nghỉ ngơi và giải trí để nạp năng lượng là một điều cần thiết và điều đó sẽ không được gọi là lãng phí nếu bạn sử dụng nó đúng cách.

Kết

Đây là một phương pháp khá hữu ích không chỉ dành cho những người bận rộn mà dành cho tất cả mọi người. Để sắp xếp công việc vào 4 mức độ ưu tiên như trên, hãy tự đặt các câu hỏi sau: 

• Việc này có thời hạn không? Nếu có, là quan trọng và ngược lại.
• Thời hạn có sát không? Nếu có, là khẩn cấp và ngược lại.

Các bạn có thể tham khảo cách phân bố thời gian dưới đây dành cho từng mức độ ưu tiên: 

1. Quan trọng và khẩn cấp: 20%
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: 60%
3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp: 10%
4. Không quan trọng cũng không khẩn cấp: 10%

Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower sẽ giúp các bạn quản lí thời gian một cách hợp lí, xây dựng thói quen làm việc lành mạnh. Bạn sẽ có một cuộc sống thư thả hơn khi vừa hoàn thành tốt công việc vừa có thời gian để giải trí.

Nắm lấy "chìa khóa vàng" và kiểm soát cuộc đời của chính mình bạn nhé!