10 việc làm khi gửi Email sẽ làm người nhận ghét bạn

Email dần được sử dụng nhiều hơn cho các mục đích khác nhau, nó là công cụ giao tiếp, và giao tiếp có những nguyên tắc riêng cho từng loại. 10 điều dưới đây bạn cần tránh khi giao tiếp với người khác qua email.

1. Gửi email không mục đích.

Đừng chỉ gửi một email vì bạn có thể. Hãy gửi những email chỉ khi bạn có mục đích - bạn có thông tin quan trọng cần chia sẻ, cập nhật thông tin hay trả lời một yêu cầu của người khác. Nếu bạn liên tục gửi những email không có mục đích, người nhận sẽ không đọc chúng. Hãy nhớ cần tôn trọng thời gian của người nhận.

2. Viết cả lá thư trong một đoạn văn.

Nếu chỉ là một email ngắn thì bạn có thể làm như vậy, nhưng nếu bạn định viết một email dài với hơn một ý, hãy chia nó ra thành nhiều đoạn. Email cũng cần được bố cục giống như những lá thư thương mại khác và cần có phần mở đề, thân và kết luận rõ ràng. Viết email chỉ trong một đoạn sẽ gây khó khăn cho người nhận khi đọc và mắt cũng không được nghỉ ngơi.

3. Không trả lời những email cần trả lời.

Không gì bực bội hơn khi hỏi ai đó một câu hỏi mà không nhận được câu trả lời. Người đó rõ ràng cần biết một thông tin gì đó và khi bạn không trả lời, bạn đã gây bối rối và căng thẳng cho họ, điều mà không ai muốn hay cần. Nếu ai đó hỏi bạn một câu hỏi và mong nhận được câu trả lời qua email, hãy vui lòng trả lời. Bạn chỉ mất một, hai phút để trả lời và mọi người đều hài lòng vì điều đó. Nếu bạn đang có vấn đề với việc kiểm soát hộp thư đến của mình, hãy tham khảo những mẹo hữu ích này.

4. Nội dung không liên quan đến tiêu đề email.

Điều này chứng tỏ bạn là một người viết thư tồi và kỹ năng tổ chức yếu kém. Hãy thử nghĩ xem nếu bạn đặt tiêu đề email là 'Cập nhật về dự án' nhưng trong phần nội dung lại không hề đề cập chút nào đến chủ đề đó, điều đó sẽ gây hoang mang và bực bội cho người nhận. Nếu bạn không chắc chắn nên về tiêu đề, hãy đợi đến khi bạn viết xong thư, khi đó bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về việc nên viết gì ở dòng tiêu đề.

5. Bỏ trống dòng tiêu đề email.

Sự phiền toái này cũng giống với sự phiền toái do lỗi trên gây ra. Khi bạn để trống tiêu đề email, người đọc sẽ không hiểu lý do tại sao bạn gửi email và trong môi trường công sở bận rộn ngày nay thì điều đó chỉ khiến bạn nhận được những lời chỉ trích và người nhận có khả năng sẽ xóa thư của bạn vì cho rằng đó là thư rác.

6. Đánh dấu 'khẩn' không cần thiết.

Hãy nhớ chỉ nên đánh dấu cờ đỏ cho email khi nó thực sự khẩn cấp. Bạn vẫn nhớ câu chuyện chú bé chăn cừu? Đó chính là điều sẽ xảy ra khi bạn liên tục gửi những email đánh dấu 'khẩn' trong khi chúng thực sự không khẩn cấp đến vậy. Người nhận sẽ không để tâm đến bạn khi bạn liên tục gửi những email đánh dấu 'khẩn' mà thực tế chúng không hề khẩn cấp.

7. Lỗi chính tả.

Gửi một email mà không kiểm tra chính tả hay đọc lại những gì bạn đã viết trước khi nhấn nút gửi là một lỗi lớn. Email nói lên rất nhiều điều về bạn - nếu bạn gửi những email với đầy lỗi chính tả, câu không hoàn chỉnh hay sai ngữ pháp, bạn đang cho người đọc thấy rằng bạn không tôn trọng họ hay tệ hơn, bạn là một kẻ bất lịch sự.

8. VIẾT CHỮ IN HOA TOÀN BỘ.

Bằng mọi giá cần tránh lỗi này; việc sử dụng chữ in hoa chính là gửi thông điệp đến cho người đọc rằng bạn đang giận dữ hay đang mắng chửi họ.

9. Sử dụng từ lóng, từ viết tắt.

Email không phải là nhắn tin trên điện thoại vì thế không nên dùng những cách viết như LOLs (Laugh out loud - cười ầm ĩ), BTWs (By The Way - tiện đây), và các từ lóng, từ viết tắt khác bạn dùng khi nhắn tin. Hãy nhớ, email cũng giống như thư thương mại và viết tắt kiểu trẻ con là không cần thiết.

10. Nhấn nút 'trả lời tất cả' khi không cần thiết.

Thói quen sử dụng email này không chỉ khiến người khác coi thường bạn, nó cũng có thể khiến bạn gặp rắc rối. Trước tiên, cần tránh việc nhấn nút 'trả lời tất cả' nếu bạn chỉ trả lời một người bởi những bức thư không mong muốn có thể làm đầy hộp thư đến của người nhận và không ai thích điều đó cả. Thứ hai, khi nhấn nút 'trả lời tất cả' trong khi bạn chỉ muốn trả lời một người sẽ khiến bạn gặp rắc rối nếu như bạn động chạm đến một người khác có trong danh sách người nhận. Hãy tham khảo những mẹo này để học cách thêm, bớt danh sách người nhận email.

Tránh xa những thói quen này và chắc chắn bạn sẽ không bị người khác chỉ trích khi họ nhìn thấy tên bạn trong trường 'người gửi' khi họ kiểm tra email.

Nguồn: Lifehack

Dịch: Early Moon