4 bước trở thành bậc thầy quản lý thời gian

Bạn đã từng rối mù với hàng tá công việc? Bạn đã từng phải tìm mọi cách để “đi trốn” khỏi núi công việc ấy? Bạn đã từng băn khoăn xem nên giải quyết chúng như thế nào cho hợp lí? Bạn đã từng ngồi hàng giờ trước máy tính mà vẫn không giải quyết được gì?

Nếu bạn đã từng gặp những trường hợp kia thì 90% bạn đã và đang gặp phải vấn đề về quản lý thời gian. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cân bằng hơn với cuộc sống chỉ vỏn vẹn 24 giờ một ngày.

1. Lập danh sách các kế hoạch lớn cần thực hiện

Hãy giành khoảng 30 phút để viết ra tất cả những kế hoạch lớn mà bạn dự định làm. Đó có thể là ước mơ, hoài bão của bạn trong vòng 5 hay 10 năm; hay nó cũng có thể là kế hoạch trong vòng một năm của bạn. Nói cách khác, hãy viết ra cho mình các mục tiêu mà bạn muốn đạt được.Mục tiêu ấy nhất định phải rõ ràng, có thể đo lường được và quan trọng nhất, nó cần phải được giới hạn thời gian. Ví dụ như một bạn sinh viên năm nhất đặt ra mục tiêu “phải được học bổng để đi du học trong vòng 4 năm đại học”.


Đừng ngại ngùng đặt cho mình những mục tiêu xa tầm với hay mục tiêu mà chúng bạn bảo là hão huyền. Chỉ cần bạn nghiêm túc với mục tiêu ấy, có niềm tin thì không có gì là không thể thực hiện được.


2. Chia kế hoạch lớn thành từng công việc nhỏ hơn.

Sau khi bạn đã nhận ra được mục tiêu của mình, câu hỏi tiếp theo sẽ là “Làm thế nào để hiện thực hóa mục tiêu đó?” Hãy bình tĩnh, đừng run. Đối với mỗi mục tiêu, hãy đề ra cho mình những“bước hành động” (action steps).

Ví như bạn sinh viên muốn có học bổng đi du học, bước hành động của bạn sẽ phải là “đạt được điểm trung bình trên 8;trau dồi tiếng Anh; chuẩn bị về tài chính; tìm hiểu các trường phù hợp bên nướcngoài; bắt đầu nộp đơn trong năm 2 đại học”.

Tới đây có bạn sẽ hỏi rằng “Làm sao để đạt được những “bước hành động” trên?” Câu trả lời sẽ là: Hãy lập cho mình một lịch làm việc thật nghiêm túc (google calendar sẽ là một công cụ hữu hiệu trong trường hợp này đấy). Ví dụ: để trau dồi tiếng Anh, bạn quy định mỗi ngày sẽ dành ra 30 phút để nghe, học 5 từ mới và cuối tuần đi tập ở các câu lạc bộ.

 

3. Sắp xếp công việc theo từng mức độ ưu tiên, quan trọng

“Nếu như trong lúc thực hiện những action steps trên lại có những công việc phải cắt ngang thì sao?” Đó là khi bạn cần tới phương pháp “Important vs. Urgent Matrix”

Hãy sắp xếp các công việc của mình lần lượt vào Q1, Q2, Q3 và Q4.

Q1 (Important and Urgent):làm nó ngay lập tức, đừng chần chừ (ví như các deadline của những buổi thuyết trình hay bản báo cáo).

Q2 (Important but NOT Urgent):lập kế hoạch cho nó và thực hiện dần (ví như việc trau dồi tiếng Anh).

Q3 (Urgent but NOT Important):có thể lựa chọn tự mình làm ngay hay không làm và nhờ người khác. Đây là những trường hợp mà bạn nên tránh phải gặp. (ví như bạn đang học bài và có người gõ cửa,bạn có thể ra mở cửa hoặc nhờ người khác làm hộ).

Q4 (NOT Urgent and NOT Important):không nên lãng phí thời gian vào những việc này (ví dụ: lướt facebook trong lúc học).

Lưu ý: với mỗi bạn, tùy theo tính chất hay hoàn cảnh mà các công việc sẽ có sự phân bố khác nhau vào 4 khung (ví như việc đi chơi với bạn bè, sẽ có bạn đặt nó vào Q4 nhưng có bạn sẽ đặt nó vào Q3 hay Q1)


4. Dùng Phương pháp Pomodoro (quả cà chua) để giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Bạn đã từng phải gặp trường hợp khi bạn giải quyết công việc không hề năng suất hay hiệu quả? Như vậy, bạn sẽ phải trì hoãn công việc của mình và điều đó sẽ ảnh hưởng tới việc hoàn thành các công viêc khác. Lý do là vì sao?

Não con người chỉ có thể hoạt động tốt nhất trong 20-30 phút đầu tiên. Do vậy bạn chỉ nên làm việc trong 20-30 phút và cho não nghỉ ngơi một chút trước khi bắt đầu lại công việc. Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn làm điều đó: 

Phương pháp Pomodoro:

- Mỗi quả cà chua sẽ là 25 phút. Với mỗi công việc, hãy tự đặt cho mình số “quả cà chua” để hoàn thành công việc đó.

- Tập trung hoàn toàn trong suốt 25 phút.

- Sau 25 phút, cho não nghỉ ngơi khoảng thời gian ngắn 5 phút.

- Cứ 4 lần tập trung 25 phút, hãy nghỉ từ 15-20 phút.

- Tiếp tục vòng lặp cho tới khi bạn hoàn thành công việc với số “quả cà chua” được định sẵn

 

Hãy nghiêm túc với bản thân trong việc thực hiện những kế hoạch và lịch đã đặt ra; bởi sẽ chẳng ai trong chúng ta muốn công việc của mình bị trì hoãn chỉ vì không kỷ luật thép với bản thân.

Chúc các bạn có thể quản lý thời gian thật hiệu quả!