4 cách cải thiện kĩ năng giao tiếp và tại sao nó có tính chất quan trọng?

Vậy nếu điều đó đã diễn ra, vấn đề là gì và tại sao lại có tính chất quan trọng? Nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn, tạo dựng mối quan hệ thân thiết với người khác đồng thời thúc đẩy năng suất và tinh thần công ty, bạn cần có khả năng giao tiếp. Nếu bạn là một người luôn luôn chỉ biết bảo với mọi người đâu là điều họ nên làm, bác bỏ hay thậm chí xem nhẹ cảm xúc của các nhân viên, bạn đang không giao tiếp hiệu quả. Sự giao tiếp kém có thể dẫn đến việc thiếu sự phối hợp giữa mọi người từ các phòng ban, sự tràn vào của những lời bàn tán nơi công sở, mức độ căng thẳng tăng cao, và kể cả sự bất mãn từ phía khách hàng. Sự giao tiếp là yếu tố cần thiết nếu bạn muốn phát triển một công ty lành mạnh, thịnh vượng.

Nghệ thuật giao tiếp không phải là một kĩ năng bẩm sinh, nhưng bạn có thể học. Sau đây là 4 cách để cải thiện kĩ năng giao tiếp của bạn:

1.      Chú ý đến hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ

Chúng ta đều biết đa số những gì chúng ta nói ra đều không được thể hiện bằng lời mà được thực hiện thông qua sự ám hiệu cơ thể như ngôn ngữ cơ thể hay nét mặt. Các nghiên cứu chỉ ra rằng 55% của quá trình giao tiếp là ngôn ngữ cơ thể (body language), 38% là tông giọng và chỉ 7% là ngôn ngữ nói thực sự.

Sẽ thật khó tin nhưng việc chú ý đến hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ là rất quan trọng nếu bạn muốn trở thành một nhà giao tiếp giỏi. Tránh ngồi khoanh tay, thõng vai hay liên tục cựa quậy nhúc nhích và cố gắng duy trì sự trao đổi ánh mắt vừa đủ khi nói chuyện với người khác. Khi bạn làm chủ được những bí quyết này cho việc giao tiếp phi ngôn ngữ, bạn sẽ trở nên cởi mở hơn và các cuộc đối thoại cũng sẽ thú vị hơn đối với các bên, ngay cả khi họ không cố tình nhận ra điều đó.

2.     Ghi âm hoặc nhìn chính bản thân nói chuyện

Một cách hay để cải thiện kĩ năng giao tiếp nữa là nhìn và lắng nghe chính bản thân để xem bạn có thể giao tiếp đến mức độ nào. Bạn có thể ghi âm cách nói chuyện. Ví dụ, ghi lại một trong những cuộc họp của công ty nơi mà vấn đề giao tiếp hiệu quả được xem là quan trọng. Thực tế, các nghiên cứu nói rằng nhiều nhân viên đã rời khỏi buổi họp mà không biết mình sẽ phải làm gì tiếp theo, vậy nên đó sẽ là một cơ hội hoàn hảo để cải thiện và bổ sung những kĩ năng giao tiếp mới.

Khi bạn lắng nghe hay xem lại chính mình, bạn có thể dễ dàng xác định đâu là những mặt bạn còn thiếu trong giao tiếp. Tự nghiên cứu cách bạn đưa ra chỉ dẫn; liệu họ có hiểu hay không? Tự lắng nghe cách bạn trả lời các câu hỏi; liệu bạn đã nghe một cách chăm chú và đã cung cấp một câu trả lời rõ ràng hay một lời khuyên hữu ích chưa? Như những vận động viên chuyên nghiệp, xem lại màn trình diễn của bản thân sẽ cho phép bạn nhìn thấy và nghe ra những sai lầm của mình và cải thiện chúng cho lần tiếp theo.

3.      Lắng nghe nhiều hơn, nói ít hơn

Bạn sẽ không bao giờ trở thành một người giao tiếp chuyên nghiệp nếu bạn chỉ chăm chăm nói chuyện và không bao giờ lắng nghe. Chủ động lắng nghe là một trong những cách tốt nhất để khuyến khích sự giao tiếp cởi mở với các nhân viên của bạn. Khi các nhân viên biết rằng bạn đang thật sự nghe họ nói, họ sẽ không ngần ngại đến bên bạn lần nữa khi cần chuyện trò về một vấn đề nào đó.

Tập trung vào việc lắng nghe người khác một cách chân thành trong một cuộc nói chuyện thay vì nghĩ rằng bạn sẽ cần nói gì sau đó. Hỏi các câu hỏi nối tiếp để thể hiện rằng bạn vẫn đang chú ý. Nếu bạn thường xuyên thực hành kĩ năng chủ động lắng nghe, việc biết lắng nghe cùng với việc cải thiện khả năng giao tiếp sẽ bắt đầu tự nhiên đến.

4.     Tham gia tập luyện giao tiếp nhóm

Một cách hiệu quả và thú vị để giúp kĩ năng giao tiếp của bạn trở nên tiến bộ, cũng như kĩ năng của các nhân viên trong công ty bạn, chính là tham gia các buổi tập luyện giao tiếp nhóm. Giao tiếp không phải chỉ nói về những điều đúng đắn và bạn không thể dựa trên kịch bản. Tất cả về một sự giao thiệp thực tế chính là việc ứng biến. Tham gia tập luyện giao tiếp nhóm sẽ không chỉ giúp bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn mà còn giúp cho làm việc nhóm hiệu quả hơn.

Bạn có thể tìm thấy rất nhiều buổi tập luyện giao tiếp nhóm online, như là lặp lại hay làm theo các bài tập, nhưng bạn cũng có thể tham gia trò chơi đố chữ kinh điển hay cờ bàn như Settlers of Catan nơi kĩ năng giao thiệp và thương lượng được vận dụng. Bất kể bạn chọn hình thức bài tập giao tiếp nào, hãy thường xuyên chơi chúng và bạn sẽ trông thấy sự khác biệt.

Sự giao tiếp tốt sẽ giúp bạn trở thành không chỉ một lãnh đạo giỏi cho công ty của mình mà còn trong mọi lĩnh vực cuộc sống. Dù bạn có đang điều hành một cuộc họp công ty, thực hiện một bài phát biểu, kết nối hội nghị hay duy trì các mối quan hệ với khách hàng hay không, hãy dành chút thời gian mỗi ngày thực hành giao tiếp và tất cả các cuộc đối thoại của bạn sẽ trở thành đỉnh cao.

Bản gốc: Four Ways To Improve Your Communication Skills And Why It Matters bởi Jared Atchison tại forbes.com