5 danh nhân thành đạt tiết lộ cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả

Một nghiên cứu thực hiện ở trường đại học đã cho thấy những sinh viên quy củ và có nguyên tắc trong việc quản lý thời gian và biết lên “to-do-list” những việc cần làm, có xu hướng đạt được mục tiêu sớm hơn và khả năng trở thành triệu phú cao gấp ba lần những sinh viên còn lại. 

Thực trạng chung ai cũng ngán ngẩm mà có thể thấy ngay chính bản thân bạn: “Tôi không có thời gian làm mấy việc đấy đâu, bỏ đi”, hay “Ước gì một ngày mình có 48 tiếng để abcxyz”,hoặc “Giá như làm xong được việc này càng nhanh càng tốt, còn đống việc quan trọng đang chờ mình cơ mà”. 

Hãy ngưng than vãn và nhìn lên những người nổi tiếng đã thành đạt, và xem họ có những bí kíp “thần thánh” nào để quy phục thử thách của thời gian? 

Warren Buffett: Quản lý thời gian bằng quy luật 5/25

Thuộc top những tỷ phú giàu nhất thế giới, Warren Buffett là chủ tịch, CEO của Berkshire Hathaway và được coi là nhà đầu tư xuất sắc của thế kỷ 20. Không những làm kinh doanh, đầu tư, Warren Buffett còn là nhà từ thiện lớn và đóng góp rất nhiều quỹ từ thiện của mình cho sự nghiệp xây dựng xã hội.

Cách thức để Warren Buffett có một sự nghiệp thành công và trở thành niềm cảm hứng cho mọi người đó là nhờ tư duy triệu phú và cách làm việc tôn trọng thời gian và mục đích cuối cùng của mình. 

“Hãy ưu tiên thực hiện những mục tiêu hàng đầu” là bí quyết của Warren Buffett 

Ai cũng có nhiều điều muốn làm và vô vàn mục tiêu muốn thực hiện. Ai mà không muốn thành công trong cả 25 mục tiêu của sự nghiệp? Tuy nhiên nếu cùng một lúc dành hết thời gian chạy theo 25 mục tiêu đồng nghĩa không hoàn thành mục tiêu nào xuất sắc.  

Theo Buffett, hãy dành nhiều thời gian và sức lực cho 5/25 điều bạn cho rằng quan trọng nhất. So với 5 mục tiêu lớn đặt ra hàng đầu, bạn sẽ thấy 20 mục tiêu còn lại chỉ khiến bạn thêm phân tâm.

Michelle Obama – Ưu tiên sắp xếp và đặt lịch cho mọi việc quan trọng.

Tại Muse, một sự kiện đầu tư bởi Klick Health diễn ra tại New York, CựuPhu nhân Đệ nhất nước Mỹ Michelle Obama đã chia sẻ về cách bà cân bằng cuộcsống gia đình, công việc và các hoạt động nghĩa vụ khác của Nhà Trắng. Bí quyếtnằm ở việc sắp xếp và tổ chức thời gian hiệu quả cho cả công việc và gia đình. 

"Khi bắtđầu một năm mới, trước khi đặt chỗ cho bất cứ thứ gì, hay đồng ý tham gia bấtkể cuộc gặp mặt hội nghị nào, tôi cũng ngồi xuống cùng trợ lý và ưu tiên sắpxếp lại cuộc đời mình trước", bà Obama chia sẻ. 

Michelle Obama thừanhận mình là một con người rất đam mê công việc nhưng không có nghĩa lờ đi nhucầu cá nhân và hạnh phúc gia đình. “Tôimuốn sắp xếp cuộc đời mình, gia đình mình như cách mà tôi sắp xếp công việc”. 

"Tôi có kế hoạch cho hạnh phúc của bản thân. Chúng ta thường nghĩ hạnhphúc cứ tự dưng mà đến và cũng có những lúc như vậy, thế nhưng có những loại hạnhphúc mà bạn phải tự kiếm tìm mới có thể thấy được", bà Obama kết luận.

Bill Gates – Nghiêm khắc trong hoạt động giải trí và quy tắc 10.000 giờ

Đam mê với công nghệ đã giúp Bill Gates xây dựng côngty tỷ đô – Microsoft. Tuy nhiên công nghệ không phải là thứ khiến công bị phântán khỏi công việc quan trọng. 

 "Tôiđã dừng nghe nhạc và xem TV vào những năm 20 tuổi. Nghe có vẻ tiêu cực nhưngtôi đã làm vậy bởi tôi cho rằng chúng chỉ làm phân tán việc suy nghĩ về phầnmềm của mình", tỷ phú giài thứ 2 thế giới chia sẻ trong một bài đăng blog. 

Nguyêntắc này được áp dụng với cả con cái của Gates, ông chỉ cho phép con sử dụngđiện thoại di động khi đủ 14 tuổi và luôn nhắc đi nhắc lại “Không dùng điệnthoại trong bữa ăn gia đình”. Ông cho rằng mọi thứ cần được cân nhắc vào thờiđiểm thích hợp.

Bên cạnh đó, quy tắc quản lý thời gian quen thuộc – 10.000 giờ được Bill Gates tố iđa hóa. Quyển sách "Outliers: the Story of Success" (Tạm dịch: Những kẻ xuất chúng: Câu chuyện thành công"), tác giả Malcolm Gladwell cho biết một phần thành công của Bill Gates phần lớn dựa vào "quy tắc 10.000 giờ". 

Để thực sự thành thục và giỏi một kỹ năng nào đó, bạn phải thực hành nó đều đặn và liên tục trong 10.000 giờ. Trong trường hợp của Gates, đó là thời gian đầu tư cho việc viết phần mềm. 

Daymond John: Luôn nhắc nhở về mục tiêu của bản thân

Mục tiêu là thứ phải trải đường dài để đạtđược, vậy mỗi ngày bạn đã tự nhắc nhở mình phải dành thời gian cho những côngviệc phục vụ mục tiêu chưa?  

Daymond John được biết đến với vai trò nhà đầu tư cho chương trình truyền hình thực tế Shark Tank của đàiABC. Từ vốn khởi nghiệp 40USD, Daymond John đã trở thành tỷ phú với doanh nghiệp có giá trị 6 tỷUSD. 

Với lịch trình bận rộn, Daymond John luôn nhắc nhở bản thân không được đánh mất“quan điểm sống và làm việc” của mình. Để thiết kế nên cuộc sống khoa học, Daymond John sắp xếp công việc và thời gian hiệuquả bằng việc thường xuyên nhắc nhở bản thân về các mục tiêu trong cuộc sống.Theo tờ Business Insider, Daymond John luôn tự đọc lại mục tiêu của ông trướckhi ngủ mỗi tối và mỗi sáng khi vừa thức dậy, vào tất cả các ngày trong tuần.

Một hành vi nhỏ tạo dựng thành thói quentốt. Việc tự nhắc nhở bản thân của tỷphú Daymond John về những mục tiêu giúp ông tránh đượcsự lãng phí thời gian vào các vấn đề bên ngoài hay sự lệch lạc trong định hướng. 

Hugh Culver - Bài tập “Friday 15”. Phương pháp quản lý thời gian bằng 15 phút mỗi tuần

“Tôi dành 15phút cuối ngày Thứ Sáu hằng tuần để làm ba việc. 

Thứ nhất, tôinhìn vào danh sách những việc cần làm trong tuần tiếp theo và phân loại đâu lànhững việc tôi chỉ mất một lát là làm xong, ví dụ như gọi lại cho khách hàng,thanh toán hóa đơn, hay viết bài cho blog cá nhân. Những việc này tôi xếp vàomột nhóm. 

Thứ hai, tôichọn lọc ra những việc có thể nhờ cậy, ủy thác hoặc thuê ngoài, và đây là mộtnhóm nữa. 

Sau cùng,những việc quan trọng còn lại đòi hỏi nhiều thời gian và công sức nhất, tôi sẽsắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Để đảm bảo tôi hoàn thành hết tất cả việc này chođến thứ 6 tuần sau. Tôi thường dọn dẹp và sắp xếp gọn gàng bàn làm việc trướckhi ra về để sẵn sàng cho một tuần mới.”

Hugh Culver đã mô tả cụ thể phương pháp “Friday 15” vànhững việc cần làm. Nghe có vẻ phức tạp hóa việc sắp xếp thời gian và công việcnhưng không hề. 15 phút cuối ngày này thực chất mang đến năng suất và hiệu quảcông việc của tuần tiếp theo. 

Đừng bỏ lỡ những thói quen nhỏ. Hãy xác định rõmục đích của một tuần và sàng lọc những việc thực sự quan trọng và cần thiết màbạn phải dành thời gian và công sức cho chúng.

Vậy bí quyết chung của tất cả tỷ phú là gì?

Chịu trách nhiệm với thời gian của chính mình. Và không bao giờ đổ lỗi cho hoàn cảnh, cho quỹ thời gian ít, cho năng lực có hạn. 

Cốt lõi vấn đề chính là những ảo tưởng và áp đặt mà bạn đặt lên thời gian. Thời gian là tuần hoàn, là tuyết tính vì thế chạy đua với nó thật là vô ích. Một lịch trình khoa học, những thói quen tốt với khả năng tập trung cao sẽ là những chìa khóa quan trọng để bạn song hành với thời gian và chiến thắng bản thân mình. 

Nguyễn Hà Châu Anh