6 việc đừng bao giờ làm với máy tính văn phòng
Đăng 7 năm trướcViệc lưu trữ thông tin cá nhân hoặc thực hiện các công việc riêng tư trên các máy tính công ty cấp có thể khiến bạn rắc rối. Hãy nhớ kỹ 6 lời khuyên sau từ các chuyên gia.
Ngày nay, nhiều cơ quan doanh nghiệp cung cấp cho người lao động các thiết bị làm việc như laptop và máy tính bảng. Các bộ phận công nghệ thông tin thường thiết lập các thông tin đăng nhập, một loạt các ứng dụng quan trọng để hỗ trợ cho người lao động thực hiện tốt công việc.
Chúng ta dành đến 5 ngày làm việc trong tuần do đó sẽ có lúc chúng ta sẽ cá nhân hóa các thiết bị làm việc thuộc sở hữu của công ty: thay đổi màn hình chờ thành hình thú cưng của bạn, đăng nhập tài khoản facebook và vâng vâng...
Tuy nhiên, theo các chuyên gia an ninh thông tin máy tính cho biết nhập nhằng giữa các dữ liệu cá nhân và công việc trên một chiếc máy tính văn phòng cấp sẽ mang đến rủi ro trong công việc – cho cả bạn và công ty.
Công ty công nghệ phầm mềm Check Point đã thực hiện một nghiên cứu với hơn 700 chuyên gia công nghệ thông tin chứng minh rằng gần 2/3 trong số này tin rằng những vi phạm phổ biến gần đây bắt nguồn từ sự bất cẩn của người lao động. Check Point cho biết “Nguy cơ lớn nhất ẩn chứa ngay trong tổ chức”. Mặc dù tất cả chúng ta được cảnh báo phải tránh xa các website hoặc đường dẫn đáng ngờ không an toàn khi sử dụng các thiết bị do công ty, cơ quan cấp.
Hãy trở thành người dùng chuyên nghiệp và thông thái để đảm bảo an toàn thông tin với những lời khuyên từ các chuyên gia.
1. ĐỪNG: Lưu mật khẩu cá nhân trong thiết bị làm việc tại văn phòng
Hầu hết chúng ta sử dụng các thiết bị làm việc 8 giờ hoặc hơn trong một ngày. Sau giờ làm việc, chúng trở thành thiết bị ưu tiên sử dụng hàng đầu của chúng ta, thỉnh thoảng sử dụng thường xuyên hơn cả thiết bị cá nhân. Vì vậy, điều đó dễ dàng thúc giục chúng ta nhấn vào nút ‘lưu mật khẩu’.
Theo Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ (SHRM) - tổ chức lớn nhất và có ảnh hưởng nhất thế giới dành cho những người làm nghề quản trị nhân sự, nhiều công ty có điều khoản quy định về chính sách sử dụng máy tính, email và mạng có quyền khai thác các mật khẩu cá nhân lưu trữ trên thiết bị, hệ thống của công ty.
“Việc gửi email và truyền tải thông tin điện tử bằng thiết bị, hệ thống và mạng của [Công ty X] không thuộc về cá nhân, và chúng đều là tài sản của công ty. Vì vậy, [Công ty X] có quyền kiểm tra, giám sát và kiểm soát email cũng như các hoạt động trao đổi thông tin điện tử khác, thư mục, dữ liệu và tất cả nội dung khác, bao gồm sử dụng mạng internet, trao đổi hoặc lưu trữ trong hệ thống công nghệ, cho dù là bên ngoài hay bên trong công ty”.
Việc đọc kỹ các chính sách và quy định của công ty rất quan trọng, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến thiết bị internet và nguyên tắc sử dụng. Biết rõ những gì bạn có thể làm và không nên làm.
2. ĐỪNG: Nói những câu đùa khiếm nhã với phần mềm trò chuyện
Những ứng dụng trò chuyện ngày càng tiện lợi và hữu ích cho hoạt động làm việc nhóm, như một thói quen, chúng ta dễ dàng sử dụng tám chuyện phiếm với đồng nghiệp. Tuy nhiên, những tin nhắn đó được lưu lại trên hệ thống và có thể phục hồi được. Trevor Timm trong một buổi phỏng vấn với Fast company cho biết “Slack, một ứng dụng chat nhóm miễn phí, kết nối với tất cả các hoạt động trò chuyện hoặc trao đổi thông tin mà bản thân bạn không muốn công khai”, bao gồm cả những tin nhắn cá nhân. Nhớ rằng phải đặc biệt chú ý những gì bạn nói và không nên nói trong ứng dụng trò chuyện nội bộ.
3. ĐỪNG: Kết nối với wifi công cộng miễn phí trong khi xử lý các dữ liệu quan trọng
Nhiều người trong chúng ta làm việc từ xa hay gởi một vài tài liệu công việc vào cuối tuần từ một quán cà phê, chính điều này thúc giục chúng ta tận dụng laptop của công ty và đăng nhập vào mạng wifi công cộng miễn phí.
Cho dù là bạn đang ở bất cứ nơi đâu trong khi sếp thì không thể đợi đến thứ Hai bản báo cáo của bạn. Tuy nhiên, những nơi cung cấp wifi miễn phí như quán cà phê gần nhà, sân bay hay khách sạn, có thể khiến bạn trở thành nạn nhân của những tên tội phạm công nghệ.
Chuyên gia tội phạm Frank Abagnale nhắc nhở “Không đăng nhập email, các tài khoản ngân hàng trực tuyến và thẻ tín dụng khi đang sử dụng wifi chùa. Bởi các tin tặc có thể thiết lập mạng wifi giả”.
4. ĐỪNG: Cho phép bạn bè hoặc đồng nghiệp không thuộc bộ phận IT kết nối từ xa với máy tính làm việc của bạn
Joe Rejeski, Giám đốc điều hành và sáng lập viên của Avenue X group,công ty hỗ trợ công nghệ cho biết: “Ngày nay phần mềm kết nối từ xa rất dễ dàng sử dụng, bạn có thể cho phép bất kỳ ai kết nối với máy tính của bạn từ bên ngoài văn phòng. Bạn sẽ không phải dẫn người bạn đến văn phòng và ngồi bên cạnh với sự cho phép của lãnh đạo. Nhưng thật sự bạn nên cẩn trọng với việc làm này.”
5. ĐỪNG: Lưu trữ dữ liệu cá nhân
Theo thói quen chúng ta thường lưu trữ những tập tin ‘cá nhân’ trên màn hình với đầy các hình ảnh con bạn, nhưng phải đặc biệt nhớ rằng thiết bị làm việc không thuộc sở hữu của bạn – nó thuộc về công ty.
Rejeski nhắc nhở “Tôi biết một công ty đột ngột ngừng hoạt động, một vài người lên tiếng lo lắng về điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu cá nhân của họ (như hoàn thuế) trên máy tính công ty. Khi công ty đóng cửa, chắc chắn rằng việc xóa bỏ dữ liệu cá nhân khỏi máy tính công ty không phải là ưu tiên hàng đầu đối với các nhà quản lý. Không ai biết điều gì xảy ra với những chiếc máy tính này và dữ liệu cá nhân chứa trong đó”.
Một điều nữa phải nhớ là nếu bạn xin nghỉ việc tại một công ty, chính sách nhân sự thông thường là để bạn ngưng việc ngay lập tức. Rejeski cho biết “bạn có lẽ sẽ không có thời gian để xóa bỏ những dữ liệu đó”.
6. ĐỪNG: Thực hiện việc làm thêm tại văn phòng
Nhiều người trong chúng ta có công việc phụ thứ 2 hoặc thậm chí là thứ 3, có thể là do sở thích hoặc để kiếm thêm thu nhập, nhưng đừng làm việc khác khi đang trong thời gian làm việc.
Như đã nói, mọi hoạt động của bạn với máy tính công ty có thể được ghi nhận bởi người sử dụng lao động, và cũng có thể bị các chuyên viên IT kiểm tra dễ dàng. Cẩn thận khi sử dụng thiết bị cơ quan khi làm việc bên ngoài. Trông thì có vẻ vô hại, nhưng đây có thể là giọt nước tràn ly trong một cuộc thảo luận với quản lý hoặc tranh luận với bộ phận quản lý nhân sự.
(Nguồn Business Insider)
Có thể bạn quan tâm: