Cách quản lý thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower

Tiểu sử Eisenhower

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.

Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.

Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Cách thực hiện phương pháp Eisenhower

Áp dụng phương pháp Eisenhower rất đơn giản. Hãy liệt kê ra tất cả công việc bạn cần làm, kể cả những công việc không quan trọng nhưng mất nhiều thời gian. Sau đó chia các công việc đấy dựa trên 2 yếu tố quan trọng và khẩn cấp. Cuối cùng là sắp xếp trình tự thực hiện chúng:

Khẩn cấp và quan trọng (cần phải làm ngay lập tức)

Khẩn cấp nhưng không quan trọng (công việc nên bàn giao cho người khác)

Không khẩn cấp nhưng quan trọng ( cần phải thực hiện và lên kế hoạch)

Không khẩn cấp và không quan trọng( không cần thiết và phải loại bỏ)

Phân biệt giữa quan trọng và khẩn cấp

Quan trọng là những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và cần phải lên kế hoạch để thực hiện, cho dù là công việc nhóm hay cá nhân.

Khẩn cấp là những công việc cần phải có hành động thực hiện ngay lập tức nếu không sẽ để lại hậu quả, đòi hỏi phải tập trung thực hiện công việc. 

Có thể thấy Eisenhower Matrix là một công cụ đơn giản giúp bạn theo dõi tiến trình. Không chỉ những công việc thường ngày mà có thể là những việc kéo dài liên tục được lặp đi lặp lại. 

Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tối đang làm việc này vì mục tiêu gì?

2, Việc tôi làm có giúp cải thiện các giá trị sống cốt lõi của tôi không?

Ma trận Eisenhower có thể không phải mũi tên đưa bạn đến thẳng mục đích của mình nhưng là công cụ hữu ích giúp tăng năng suất làm việc.