Cách viết một email trang trọng (Formal Email)

Viết một email chuyên nghiệp, chính xác là kỹ năng không thể thiếu đối với những người đã đi làm mà còn đặc biệt quan trọng đối với các bạn sinh viên vừa ra trường. Để tạo ấn tượng tốt với người đọc, hãy chắc rằng bạn sử dụng những ngôn từ đúng khi soạn email.

1. Khi nào cần viết email trang trọng?

Bạn cần soạn một bức email trang trọng trong những dịp quan trọng như khi gửi đơn xin việc, đơn xin học bổng; khi giao tiếp bằng văn bản trong môi trường kinh doanh (đặc biệt là khi viết cho người lớn tuổi hơn hay có vị trí cao hơn bạn); viết gửi đến một người không quen biết, v.v... Vì vậy, văn phong của những email này cần phải chuyên nghiệp, đúng ngữ pháp, chính tả, cũng như các dấu câu.
Dưới đây là một ví dụ: 

,cách viết email,email trang trọng,formal email,kỹ năng văn phòng,kỹ năng viết email

TIPS: 

  • Đừng quên viết tiêu đề cho email. Tiêu đề cần ngắn gọn và cô đọng được chủ đề chính của email. 
  • Không dùng hoặc hạn chế dùng các dạng rút gọn như doesn't; haven't, I'm, isn't,...
  • Không viết toàn bộ một câu dài hoàn toàn bằng chữ IN HOA.
  • Dùng những từ và cấu trúc câu trang trọng, không dùng tiếng lóng.
  • Có thể dùng gạch đầu dòng hoặc dấu chấm tròn để làm rõ ý khi liệt kê câu hỏi, đưa ra các lựa chọn thay thế, diễn giải các bước của kế hoạch,....
  • Cách mỗi đoạn bằng một dòng trắng, thay vì cách đầu dòng mỗi đoạn.
  • Mỗi email nên có chủ đề thống nhất: ví dụ nếu bạn muốn gửi thông tin cho cấp trên về dự án mới, muốn trao đổi về vấn đề tăng lương, hay xin nghỉ phép vào thứ Sáu,... vậy bạn không nên gộp hết những chủ đề này vào một email.
  • Xem lại email ít nhất hai lần trước khi gửi đi.

2. Cấu trúc của email trang trọng

Cấu trúc một bức email trang trọng cũng tương tự như một bức thư, bạn cần viết đủ cả ba phần: Mở đầu, Nêu ý chính, Kết thư.

2.1. MỞ ĐẦU

Khi viết email trang trọng, cách tốt nhất để mở đầu là: DEAR + DANH XƯNG (MR./MRS./MS./PROFESSOR/...) + HỌ HOẶC TÊN ĐẦY ĐỦ CỦA NGƯỜI NHẬN + DẤU PHẨY.

Ví dụ: + Dear Mr Smith,

+ Dear Professor Robert,

TIPS: 

  • Khi bạn không chắc phải dùng Miss hay Mrs. với người nhận là phụ nữ, hãy dùng Ms. Nếu bạn không biết giới tính của người nhận thì chỉ cần ghi tên đầy đủ, không cần ghi danh xưng (Dear Charlie Brown, Dear Tran Thi Thanh Thanh, ...).
  • Nếu bạn không biết tên hay giới tính của người nhận, tránh dùng “To Whom It May Concern”. Thay vào đó, hãy dùng chức vụ công việc của họ (Dear Recruiter, Dear Editor-in-chief, v.v...) hay một lời chào chung chung như “Dear Sir or Madam”.
  • Nếu bạn gửi email đến hai người, hãy viết tên cả hai người nhận: Dear Mr.Jones and Ms. McAden, Dear Business Manager and Marketing Manager, v.v... 
  • Khi gửi email đến nhiều người, hãy dùng chức vụ cao nhất trong nhóm người nhận. Bạn cũng có thể dùng “Greetings All”, hay “Good Day, Team”.
  • Bạn có thể viết “Greetings” hoặc “Good Morning/Good Akernoon/Good Day” + họ hoặc tên đầy đủ của người nhận khi mở đầu một email trang trọng.

2.2. NÊU Ý CHÍNH
Với đa phần email trang trọng, tốt nhất hãy đi thẳng vào ý chính bằng cách nêu lí do bạn viết email này. 

Ví dụ: + I am writing to apply for the position of…/to ask for further information about… 

+ I wonder if you could help with…/ I am writing to inquire about… 

Bạn cũng có thể nhắc lại sơ qua về lần trao đổi trước đó, hay nêu lí do vì sao bạn biết được tên/địa chỉ của người nhận bằng những câu ví dụ như:

+ With reference to our telephone conversation, I would like to inform you that…  

+ Thank you for your email regarding ... /Thank you for your e-mail about ... 

TIPS:

  • Vào lần đầu bạn gửi email cho người nhận, bạn có thể viết một lời khen ngợi dành cho họ trước khi nêu lí do của bức email. Ví dụ: It was great to meet you at Cosmo Beauty event. 
  • Cố gắng viết không quá bốn đoạn trong bức email và chỉ nêu một luận điểm trong mỗi đoạn. 
  • Dùng những từ liệt kê như Firstly, Secondly ..., Finally khi nói về các luận điểm.
  • Dùng những câu hỏi gián tiếp như “I would be grateful if you could...” để hỏi thông tin một cách lịch sự.
  • Để kết thúc đoạn cuối cùng, hãy nêu cụ thể bạn muốn người nhận thực hiện thao tác nào. Ví dụ: Please write to your team members about this, and let me know when you have done so./ Could you send me those files by Thursday? 

2.3. KẾT THƯ

Bạn nên viết một dòng kết ngắn gọn trước khi kết thư để nhấn mạnh điều bạn muốn nhắn nhủ với người nhận, và cũng để thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận. 

Ví dụ: 

+ If you require any further information, please feel free to contact me./Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at [phone number/email].

+ Once again, I apologise for any inconvenience. 

Sau đó, bạn có thể kết thư với các cụm từ như Thank you, Best/Kind Regards, Sincerely, All the Best, Respectfully, Best Wishes, v.v... trước khi ghi tên đầy đủ của bạn.

TIPS:

  • Email của bạn sẽ trông chuyên nghiệp hơn nếu bạn thêm vị trí làm việc và công ty hiện tại (nếu có) sau khi viết tên đầy đủ của bạn. 
  • Khi soạn những email đặc biệt trang trọng như khi gửi đơn xin việc, hãy dùng "Sincerely" khi bạn bắt đầu bằng Dear + họ/tên đầy đủ; hãy dùng "Faithfully" khi bạn bắt đầu bằng Dear Sir/Dear Madam/Dear Sir or Madam. 
  • Với người bạn đã trao đổi email nhiều lần, bạn vẫn nên kết bằng các cụm từ như “All the best,” “Take care,” or “Have a nice day,” trước khi kí tên để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng.
Nguồn: Wall Street English