12 bí kíp giúp bạn làm việc thông minh hơn

Trong cuộc sống luôn bận rộn này, làm thế nào bạn có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất?

Tôi nghĩ rằng, giống như tôi, bạn nói rằng bạn không bao giờ có đủ thời gian và rằng bạn không thể đối phó với cả tá các thứ cùng một lúc. Làm thế nào để bạn có thể thoát ra khỏi vòng xoáy đó? Nhiều người không bao giờ chịu ngồi lại và suy nghĩ về cách làm việc thông minh hơn, chứ không phải là làm việc một cách chăm chỉ hơn và thậm chí là làm nhiều hơn. Dưới đây là 12 lời khuyên dành cho bạn:

1. Nâng cao kỹ năng quản lý thời gian.

Nói dễ hơn làm? Vâng, thực tế không phải vậy, bởi có vài quy tắc đơn giản nhưng lại thực sự có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Ví dụ, khi thiết lập danh sách các việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, đầu tiên bạn cần phải tắt điện thoại và bỏ qua các email. Sau đó, bạn cần phải từ bỏ ý tưởng ôm đồm quá nhiều việc, vì điều đó làm chậm tốc độ và phân tán sự tập trung của bạn. Cuối cùng, thiết lập một thời hạn hợp lý và làm tất cả mọi thứ trong khả năng của bạn để có thể hoàn thành nó.

2. Tăng tốc độ đánh máy và sử dụng các phím tắt.

Ngày này chúng ta là nô lệ của bàn phím. Vì vậy, tại sao không tăng tốc độ đánh máy của bạn và cố gắng thoát khỏi hội chứng sử dụng bàn phím bằng hai ngón tay. Đây chính xác là những gì tôi đang làm bây giờ, vì vậy tôi thành thật nói rằng tôi đang thực hành những gì tôi khuyên bạn! Hãy tìm cách giúp đỡ đôi bàn tay của bạn. Một trong những trang web tốt nhất là Typing.com, nơi mà được bạn sẽ được hướng dẫn đánh máy miễn phí.

Sử dụng phím tắt trên bàn phím là một cách để tiết kiệm thời gian và có thể tăng tốc độ công việc của bạn. Ví dụ, nhấn F2 để đổi tên một tập tin được lựa chọn, trong khi ấn “CTRL + “ văn bản được lựa chọn sẽ ở chế độ in nghiêng. Có rất nhiều phím tắt, nếu bạn chịu khó tìm hiểu, chúng có thể rất hữu ích.

3. Tìm hiểu làm thế nào để sử dụng các macro.

Macro là cách tốt nhất để tải xuống một cách nhanh chóng các chương trình thường xuyên cần sử dụng. Macro thực sự hữu ích khi khi bạn phải làm việc một chuỗi dài các công việc lặp đi lặp lại rất nhàm chán (đặc biệt là với các chương trình như Excel), MACRO sẽ làm điều đó chỉ với một cú nhấp chuột. Bây giờ Macro là một cách tuyệt vời để làm việc thông minh hơn, ít khó khăn hơn.

Macro là một chương trình ghi lại các thao tác chuột và bàn phím, sau đó nó sẽ tự động thực hiện lại, giúp bạn không phải làm những công việc lặp lại nhàm chán. Bạn có thể tìm hiểu những phần mềm kiểu này bằng cách search Google "phần mềm ghi lại thao tác chuột và bàn phím"

4. Sử dụng điện thoại thường xuyên hơn.

Thay vì viết email, sẽ tốt hơn nếu nhấc điện thoại và nói chuyện với những người chịu trách nhiệm chính. Điều đó giúp bạn tiết kiệm thời gian. Nếu đồng nghiệp của bạn làm việc trong cùng một văn phòng rộng, gọi điện thậm chí còn tốt hơn việc đi đến và nói chuyện với họ. Như thế bạn sẽ có thời gian nghỉ ngơi, bạn có thể tập vài động tác thể dục, và điều đó cũng có nghĩa là sự giao tiếp trực diện của con người với nhau đang ngày càng trở nên hiếm hoi trong thế giới điện tử này.

Hình minh họa, không nên nói chuyện điện thoại trong lúc lái xe nhé

5. Giữ một tab trên các tab của bạn.

Nếu bạn giống tôi, bạn cũng có cả tấn các tab mở ở trên cùng một trình duyệt. Để tìm được một trong những thứ bạn muốn, nên tắt bớt các tab đi. Mở nhiều tab cùng lúc sẽ làm chậm trình duyệt của bạn quá. Một giải pháp là sử dụng một Tab mà tab đó có thể hiển thị danh sách thu gọn của tất cả các tab trên màn hình, như thế bạn có thể nhanh chóng truy cập vào một trong các tab ở danh sách đó, và bạn cũng có thể nhớ được những tab mà bạn đã mở.

6. Lập danh sách các việc “không làm”.

Chúng ta đều biết về danh sách các việc cần làm và nói chung các việc đó đều tuyệt vời. Chúng đem lại cho bạn cảm nhận thú vị về thành quả mà mình đạt được sau khi hoàn thành một loạt các bước để thực hiện việc đó. Nhưng đôi khi có những việc không cần thiết hoặc những việc có thể trì hoãn được. Đó là lý do tại sao nhiều người tạo cho mình danh sách các việc “không làm”. Một số người chỉ tập trung vào danh sách các việc cần làm trong khi có những người thích có hai danh sách riêng biệt, cần làm và không làm. Bạn chỉ cần làm những việc gì tốt nhất cho bạn, và bạn cần tiết kiệm thời gian quý báu để có thể làm những việc đó một cách hiệu quả.

7. Mong đợi thất bại và đấu tranh với sự hoang tưởng.

Khi thất bại thường bị coi là kết quả của sự suy nghĩ ngu ngốc, một số người có một chút hoang tưởng và lo sợ rằng điều đó có thể trở thành một xu hướng. Cần phải mong đợi gặp được nhiều dự án bị sai sót hoặc thất bại thay vì  lo sợ về chúng. Rút ra những bài học từ sự thất bại và phân tích những gì đã làm sai là cách tốt nhất để bạn tiến bộ hơn.

"Đừng xấu hổ vì thất bại của bạn, học hỏi từ nó và bắt đầu lại một lần nữa." -Richard Branson

8. Trình bày ngắn gọn

Huyên thuyên trong các cuộc họp, trong email và thậm chí cả khi giới thiệu về bản thân mình với khách hàng mới có thể lãng phí rất nhiều thời gian. Có một cách là hãy thực hành và làm sắc nét bài phát biểu của bạn bằng cách học hỏi từ một vài bài phát biểu ngắn gọn, nói về việc tại sao người đang nói chuyện với bạn lại cần những kỹ năng của bạn, và làm thế nào họ có thể đạt được lợi ích từ việc kinh doanh với bạn. Chỉ cần nghĩ về nhiều tình huống mà điều này có thể có ích:

Khi có mối liên hệ mới

Nói về bản thân tại một cuộc phỏng vấn việc làm

Gặp gỡ mọi người trong các cuộc hội thảo hoặc các bữa tiệc

Khi gọi điện thoại cho khách hàng mới

9. Hỏi những câu hỏi đúng.

Làm thế nào để bạn nhận được thông tin phản hồi? Bí quyết là hãy hỏi những câu hỏi đúng vào đúng thời điểm. Khi bạn làm được điều này, bạn đang thu thập các thông tin cần thiết và có ích cho bạn trong việc ra quyết định. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm bớt các cuộc họp ở mức tối thiểu.

Tạp chí Forbes đã đưa ra báo cáo về nghiên cứu mà họ thực hiện dựa trên việc đặt câu hỏi đúng. Kết quả là các tác động tích cực tăng 400%. Ngoài ra còn có những lợi ích khác như tạo động lực cho nhân viên và tác động tích cực đến các tuyến dưới trong công ty.

"Nếu tôi có một giờ để giải quyết một vấn đề và cuộc sống của tôi phụ thuộc vào điều đó, tôi sẽ sử dụng 55 phút đầu tiên xác định các câu hỏi thích hợp để hỏi, và khi tôi biết được câu hỏi thích hợp, tôi có thể giải quyết vấn đề trong vòng chưa đầy năm phút. "-Albert Einstein

10. Học hỏi càng nhiều càng tốt.

Bạn nên luôn luôn đặt mình trên con đường học tập. Xem xét lại các kỹ năng của bạn và xác định bạn còn thiếu những gì. Tìm hiểu dựa trên các mối quan hệ và mạng internet để lấp đầy những thiếu sót đó. Luôn luôn cập nhật các xu hướng và sự phát triển mới. Đó là một thế giới không ngừng biến đổi. Khi cơ hội xuất hiện, bạn sẽ được trang bị những kiến thức tốt nhất để nắm bắt cơ hội đó vì bạn đã không bao giờ ngừng học hỏi. Đó chính là một cách để làm việc thông minh hơn.

"Hãy sống như thể bạn sẽ chết ngày mai. Hãy học hỏi như bạn còn sống mãi. "-Mahatma Gandhi

11. Chăm sóc tốt bản thân mình.

Tài nguyên lớn nhất của bạn không phải là thời gian. Đó là con người BẠN. Nếu bạn không được ngủ đủ giấc, tập thể dục và thư giãn, bạn sẽ nhận ra rằng khả năng làm việc của bạn đang ngày càng giảm đi. Bạn bắt đầu làm việc lâu hơn và lâu hơn nữa, nhưng như thế là bạn đang đi ngược lại những gì bạn thực sự muốn.

Những gì bạn cần làm là đảm bảo rằng bạn đang ở trong tình trạng tốt nhất. Sẽ rất tốt nếu bạn nhớ rằng bạn cần nghỉ ngơi 15 phút sau mỗi 1,5 giờ làm việc. Nghỉ ngơi và hít thở không khí trong lành và tập thể dục là một trong những cách tốt nhất làm việc thông minh hơn.

12. Đừng rơi vào vòng xoáy của sự làm việc thông minh và chăm chỉ hơn.

Trong xã hội chúng ta đang bị ám ảnh bởi cách làm việc thông minh hơn để có được hiệu quả cao hơn và tiết kiệm thời gian. Thật tuyệt vời! Điều quan trọng nhất cần nhớ là phải biết chấp nhận khi nào bạn cần sẵn sàng tắt máy tính và đừng để ngày càng nhiều công việc chiếm hết thời gian của bạn.

Cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về việc làm thế nào bạn có quản lý công việc thông minh hơn, bớt khó khăn hơn?

Kimy (dịch)