Nghệ thuật quản lý thời gian: Bí quyết từ bỏ thói quen trì hoãn

Hơn phân nửa số người mắc thói trì hoãn trong suốt thời gian dài đều trải qua cái vòng tuần hoàn: hoãn lại, kéo dài, bỏ bê, trốn tránh công việc, khi không còn tránh được nữa mới chú ý đến nó, sau đó lại tiếp tục vòng tuần hoàn nguy hiểm này. Đây chính là vấn đề khiến chúng ta càng tập thành những thói quen xấu và cản trở chúng ta gặt hái thành công trong cuộc sống. Ghi vào sổ tay những bí quyết sau đây cho chiến lược quản lý thời gian của bạn nhé!

1. Biến phức tạp thành đơn giản

Một nguyên nhân khiến chúng ta trì hoãn công việc chính là trong tiềm thức, chúng ta cho rằng nhiệm vụ quá nặng nề phức tạp. Hãy biến nó thành đơn giản hơn, sau đó trong mỗi một khoảng thời gian nhất định tập trung vào một phần nhỏ. Nếu đối với công việc đã được chia nhỏ ra mà bạn vẫn chần chừ không muốn làm thì hãy tiếp tục chia nhỏ nó ra hơn nữa. Nhiệm vụ của bạn sẽ nhanh chóng trở nên đơn giản để khiến bạn nghĩ rằng: “Ừ nhỉ, chuyện đơn giản thế này thì mình có thể làm xong ngay thôi”.

2. Thay đổi môi trường

Môi trường không giống nhau sẽ có ảnh hưởng khác nhau đối với hiệu suất làm việc của bạn. Hãy thử nhìn căn phòng và bàn làm việc của bạn, và tự hỏi “Môi trường như thế này sẽ khiến người ta muốn làm việc hay chỉ muốn nằm ngủ?” Nếu như học tập, làm việc trong ký túc xá thì tốt nhất bạn nên thay đổi môi trường nhé. Một điều đáng nói nữa là nơi có thể kích thích sức sống của chúng ta có thể sẽ mất đi ảnh hưởng của nó sau một khoảng thời gian. Nếu như vậy, đến lúc đó ta lại thử thay đổi một môi trường mới.

3. Lập kế hoạch làm việc chi tiết và đưa ra kỳ hạn tương ứng

Nếu công việc của bạn chỉ có một kỳ hạn cuối cùng thì sẽ dễ khiến bạn muốn trì trệ. Bởi vì chúng ta bị đánh lừa bởi cảm giác “thời gian còn dài” và tiếp tục để công việc vào thời gian tới nữa hẵng làm. Sau khi đã chia công việc thành từng phần nhỏ, hãy thiết lập một kỳ hạn cho mỗi phần việc nhỏ đó và tiến hành tuần tự theo thời gian. Điều này giúp bạn biết được mình phải hoàn thành phần nào trong một khoảng thời gian nào.

Kế hoạch thời gian của bạn cũng cần phải “mạnh mẽ”, có nghĩa là nếu bạn không thể hoàn thành kế hoạch của hôm nay thì sẽ ảnh hưởng đến việc của hôm sau. Điều này khiến bạn có cảm giác gấp rút bắt buộc phải hành động. Hãy lập bảng liệt kê nhiệm vụ của mỗi tháng, mỗi tuần và chi tiết mỗi ngày. Bảng liệt kê này như một lời thúc giục bạn làm việc, và không được trì trệ.

4. Tiếp xúc với người có ảnh hưởng tích cực

Chắc chắn nếu bạn nói chuyện với Steve Jobs hay Bill Gates trong 10 phút thì bạn sẽ trở nên linh động và phấn chấn hẳn lên. Những người mà chúng ta tiếp xúc sẽ ảnh hưởng đến hành động của chúng ta. Tất nhiên là thực tế bạn không thể ngồi trò chuyện với Steve Jobs hay Bill Gates rồi, nhưng nguyên lý này bạn vẫn có thể thực hiện được.

Hãy tìm kiếm và phát hiện bạn bè/ đồng nghiệp xung quanh, những người mà có thể kích thích tinh thần bạn (thường là người thông thái hoặc chăm chỉ), sau đó thử tiếp xúc với họ. Có thể trong một thời gian ngắn, bạn sẽ ảnh hưởng bởi tinh thần và động cơ của họ. Nếu không có cơ hội tiếp xúc trực tiếp, bạn cũng có thể thông qua các phương tiện truyền thông mà lĩnh hội tinh thần của người khác, chẳng hạn như đọc các bài diễn thuyết, văn chương hay liên lạc qua email… Tất cả đều có hiệu quả kích thích tinh thần của bạn.

5. Tìm người đồng hành

Có người bạn đồng hành sẽ khiến cho cả quá trình trở nên hào hứng hơn. Người đồng hành của bạn tốt nhất là cũng nên có mục tiêu của anh (cô) ấy. Hai bạn sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho mục tiêu của đối phương. Mặc dù nói hai bạn không nhất thiết phải có cùng mục tiêu, nhưng nếu mục tiêu nhất trí thì càng tốt hơn, vì như thế hai người có thể học tập và hỗ trợ lẫn nhau.

6. Công khai mục tiêu của bạn

Nhìn tổng quan thì việc làm này có tác dụng giống như điểm thứ 5 ở trên. Đem mục tiêu của bạn nói cho bạn bè, đồng nghiệp, gia đình biết. Khi họ gặp lại bạn lần sau thông thường sẽ hỏi việc của bạn tiến hành tới đâu rồi. Điều này sẽ giống như một lời nhắc nhở và thúc đẩy bạn hoàn thành kế hoạch của mình một cách chăm chỉ hơn.

7. Tìm tấm gương ở người đi trước

Rốt cục mục tiêu mà bạn muốn đạt đến là gì, có ai đã khởi đầu hoàn thành nó rồi? Hãy tìm kiếm họ và lấy làm tấm gương cho mình. Một tấm gương chân thực sẽ là động lực tốt nhất cho hành động thực tiễn của bạn.

8. Suy nghĩ kỹ về mục tiêu của bạn

Nếu bạn quen thói trì hoãn trong một thời gian khá dài, điều này có thể do loại phản ứng “mơ cao, khả năng thấp” của bạn. Rất nhiều lúc, chúng ta định ra cho mình một mục tiêu quá cao, nhưng năng lực thực tế thì không thể nào đạt được. Tạm thời hãy rời khỏi công việc của bạn (nghỉ phép hoặc ngày nghỉ cuối tuần đều được), bỏ ra ít thời gian để bổ sung và tìm hiểu chính mình. Điều gì mới là mục tiêu thật sự bạn muốn có? Để đạt được mục tiêu, bạn phải làm gì? Nên làm từng bước như thế nào? Công việc hiện tại có phù hợp với mục tiêu của bạn không? Nếu không phải, bạn phải bổ sung thế nào đây?

9. Dừng làm vấn đề phức tạp hơn

Bạn đang đợi một thời khắc hoàn mỹ mới bắt đầu công việc ư? Có thể vì những nguyên nhân x, y, z… cho nên hiện tại không phải là thời khắc tốt nhất? Hãy bỏ hoang tưởng này ngay đi, bởi vì sẽ không có cái gọi là thời khắc hoàn mỹ xuất hiện đâu. Nếu bạn cứ mãi chờ đợi, bạn sẽ không làm được việc gì cả. Chủ nghĩa hoàn mỹ là nguyên nhân lớn nhất cho thói trì trệ.

10. Làm việc tận tâm

Cuối cùng, chung quy lại vẫn là hành động. Bạn có thể làm tốt mọi kế hoạch, phân tích, tưởng tượng, nhưng nếu không chấp hành, tất cả cũng chỉ là tư tưởng mà thôi. Rất nhiều người luôn than thở oán trách cuộc sống của họ, nhưng cuối cùng họ vẫn không chịu hành động để thay đổi.

Trong cuộc sống hiện thực chưa có ai trì trệ trên con đường thành công cả. Bất luận bạn trì trệ việc gì, nếu muốn hoàn thành nó thì phải bắt bản thân mình bắt tay vào làm thôi.