Sử dụng nguyên tắc 5S cho công việc văn phòng

1. 5S là gì? 

 5S là phương pháp quản lý công việc ra đời từ Nhật Bản. Nguyên tắc này được ứng dụng làm cơ sở cho các hệ thống quản lý chất lượng. Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩa là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

Nguyên tắc 5S

2. Nguyên tắc 5S giúp ích gì? 

 Mục đích chính của 5S là loại bỏ các lãng phí trong công việc, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng. 

 3. Áp dụng 5S trong công việc văn phòng như thế nào? 

 Thứ tự 5S với Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso(Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng) chính là quy trình để áp dụng 5S trong công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng: 

• Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại

Trước tiên chúng ta cần tổng vệ sinh khu vực làm việc của mình, sau đó xác định và phân loại các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng, mức độ thường xuyên sử dụng, mức độ cần thiết và mức độ liên quan đến công việc của chúng. Bạn có thể liệt kê ra giấy tất cả rồi sau đấy mới phân loại, sàng lọc. Nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà chúng ta không cần đến!”. 

• Sắp xếp (Seiton): Bố trí lại các khu vực

Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của nó. Dựa trên tần suất sử dụng chúng ta sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất. Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.

Một ý tưởng hay để làm mới các khu vực là việc dùng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Như khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ ở đúng khu vực của nó.Bên cạnh đó, các vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy, thiết bị an toàn, lối thoát hiểm… cũng cần được làm nổi bật lên. 

•  Sạch sẽ (Seiso): Giữ vệ sinh và kiểm tra

Lên kế hoạch cho việc kiểm tra, vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.

Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng công việc, vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.

• Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ,ngăn nắp

Việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với nhân viên. Chẳng hạn như thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định, hình thành cácchỉ số cũng như cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt qua, thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí,…. 

•  Sẵn sàng (Shitsuke): Hình thành thói quen và thực hành

Đây là bước khá khó khăn bởi các nhân viên thường không tuân thủ các quy định. Để làm được chữ S thứ 5 này, chúng ta cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động hàng ngày. Phải tiến hành đào tạo và tự đào tạo các quy trình làm việc cho nhân viên.