Thời gian giống như nước trong miếng bọt biển, chỉ cần bạn muốn vắt, kiểu gì cũng có nước chảy ra.

Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày. Nhưng trong thực tế lại có người tạo ra nhiều giá trị cho bản thân và xã hội, nhưng cũng có người chẳng làm được gì. Một trong những điều then chốt tạo ra sự khác biệt cơ bản này là cách quản lý thời gian của mỗi người.

Bạn có bao giờ tự hỏi: “Gía mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt”? Bạn luôn phải đối mặt với thứ gọi là “Hạn chót” cũng như các vấn đề gọi là hạn chót.  

Có một video nổi tiếng trên Ted với tiêu đề là  "Làm sao để nắm bắt khoảng thời gian rảnh", diễn giả của video này là Laura Vanderkam. Cô cũng là một chuyên gia về quản lý thời gian và là tác giả của cuốn sách bán chạy nhất thế giới.

Quan điểm xuyên suốt video này là "Chúng ta không nên tạo ra cuộc sống mà mà mình muốn thông qua việc tiết kiệm thời gian, thay vào đó, chúng ta nên thiết lập cuộc sống mà mình mong muốn trước, thời gian tự nhiên sẽ tiết kiệm được ra."

Điều này có nghĩa như thế nào?

Laura đã làm một dự án gọi là “Nhật ký thời gian”, dự án này theo dõi 1001 ngày của một người phụ nữ bận rộn. Do máy nước nóng bị hỏng, nên ngày nào cô ấy cũng mất 1 tiếng để tìm thợ sửa ống và người dọn dẹp. Nếu như 1 tuần yêu cầu cô ấy bỏ ra 7 tiếng để học tập phát triển bản thân, chắc chắn cô ấy sẽ trả lời giống như mọi người: “Tôi bận lắm, không làm được đâu”.

Như vậy, có thể thấy nếu bỏ tiền ra sửa máy nước nóng, cô ấy có thể tiết kiệm 7 tiếng một tuần. Điều đó có nghĩa là thời gian có tính linh hoạt.  Cũng giống như Lỗ Tấn từng nói, "thời gian giống như nước trong miếng bọt biển, chỉ cần bạn muốn vắt, kiểu gì cũng có nước chảy ra." Khi bạn nói "tôi không có thời gian", nó đồng nghĩa với việc "đó không phải là điều tôi ưu tiên."

Vậy, làm sao để sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất, hãy cân nhắc một số điều sau đây:

1/ Xác định mục tiêu 

Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian hiệu quả nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.

2/ Liệt kê các việc phải làm

Khi đã có mục tiêu chính, bạn bắt đầu liệt kê những công việc nhỏ phục vụ cho mục tiêu. Những công việc cần làm trong ngày là gì? Ngày tiếp theo sẽ phải làm gì và xa hơn là kế hoạch trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý báu của mình. Lập ra 1 bảng cụ thể  sau khi làm xong một công việc nào đó hãy đánh những dấu bên cạnh công việc bạn đã hoàn thành hoặc gạch bỏ đi để động viên mình và như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó

3/ Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng quản lý thời gian

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng quản lý thời gian và kiểm soát tốt công việc của mình.

Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.

Những cách quản lý thời gian hiệu quả:

• Ưu tiên những công việc quan trọng và cần gấp
• Những công việc không quan trọng nhưng cần gấp
• Những công việc không cần gấp nhưng quan trọng
• Những câu việc không cần gấp và không quan trọng

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn, sẽ giúp bạn tập trung và giành nhiều thời gian vào những việc thật sự quan trọng. Đánh giá công việc một cách logic, có trình tự, sự dụng hệ thống thứ tự ABCD được diễn giải trong các khoa học về quản lí thời gian. Một kế họach cụ thể giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng.

4/ Từ bỏ thói quen xấu để cắt giảm thời gian bị lãng phí

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn, sau khi lập ra danh sách thì bạn hay loại bỏ từng thói quen một ra khỏi cuộc sống của bạn một cách logic. Ví dụ thay vì chơi game, tán gẫu vô bổ thì hãy đọc sách hoặc học thêm một kỹ năng nào đó.

Bạn cũng có thể tận dụng các khoản thời gian vụn vặt để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng thời gian. Ví như vừa rửa bát, vừa nghe video học ngoại ngữ, vừa đi xe ô tô vừa đọc sách…

Có người nói: "Dấu hiệu trưởng thành của một người, đó là khi họ hiểu ra được rằng 99% sự việc xảy ra với họ mỗi ngày đều không có ý nghĩa gì với người khác."

Vì vậy, hãy tránh xa những cuộc chơi không cần thiết, những hưởng lạc không đâu, sắp xếp lại thời gian rảnh rỗi của mình sao cho có ích nhất, rồi trở thành con người mà mình mong muốn!