Vì sao một danh sách những việc không cần làm mang lại nhiều hiệu quả hơn?

Vì sao một danh sách những việc cần làm lại không có tác dụng?

Mọi người hay biết đến “To-do list” – danh sách được lập ra với các gạch đầu dòng ghi chú những công việc rất cụ thể cần phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, đặc biệt rất hay được sử dụng để phục vụ cho mục đích học tập với các deadline dày đặc. Tuy nhiên, chính vì danh sách này quá chi tiết nên có thể khiến khổ chủ trở nên quá tải với khối lượng công việc phải làm. Trên thực tế, có rất ít người có thể hoàn thiện toàn bộ to-do list trong một ngày của họ. Phần lớn mọi người đều nhầm lẫn to-do list với một bản kế hoạch, mặc dù sự thật đây là 2 khái niệm gần như đối nghịch:

• To-do list chỉ là danh sách 1 loạt sự việc ngẫu nhiên xuất hiện trong đầu
• To-do list không hề nhấn mạnh tính quan trọng của mỗi công việc 
• To-do list không thông báo khi nào có việc gì cần được triển khai

Rõ ràng, đây không phải là một kế hoạch mà chỉ là một danh sách. 

Giải pháp tốt hơn: “Not To Do List” – những việc KHÔNG làm

Thay vì lập ra một Not to-do list cũng quá cụ thể với nhiều tiểu tiết, bạn có thể viết ra những điều mang tính chiến lược hơn, ví dụ như: 

• Không trì hoãn
• Không làm công việc bạn không muốn khi bạn hoàn toàn có thể giao nó cho người khác
• Không dành quá 2 tiếng/ngày cho việc sử dụng mạng xã hội

Điều quan trọng đầu tiên khi lập danh sách này là hãy nhìn vào những “chướng ngại vật” làm trì trệ công việc của bạn. Vì đây là một chiến lược, bạn không cần phải ghi chú tất cả các công việc nhỏ nhặt như đi chợ hay làm bài tập nữa. Thay vào đó, hãy viết ra những gì có thể áp dụng trong phạm vi rộng các trường hợp. Đó chính là điều khiến cho danh sách này có giá trị.

Nguyên tắc Pareto 

Nguyên tắc Pareto nói rằng: 80% kết quả công việc của bạn đến từ 20% nỗ lực. Vì vậy cách luyện tập tốt nhất là xác định rõ những điều gì bạn nên làm và không nên làm. Bằng cách sử dụng Not to-do list, bạn không chỉ xác định được số 20% công việc bạn nên làm mà còn có khả năng xác định được 20% mà bạn không nên làm (hoặc thậm chí nhiều hơn cả thế). Việc này cho phép bạn có thêm 80% dung lượng trên cả hai danh sách và khiến cho hiệu quả công việc của bạn tăng lên đáng kể.

Ngoài ra, còn một lý do khác khiến cho Not to-do list trở nên hữu dụng. Thông thường, những điều được liệt kê vào danh sách này là những điều khiến bạn hao phí năng lượng mỗi ngày. Những điều làm bạn kiệt sức. Những điều bạn không thích làm. Việc xóa bỏ những việc đó ra khỏi cuộc sống sẽ cải thiện tâm trạng của bạn và cho bạn thêm năng lượng để chuyên tâm làm những việc mà bạn yêu thích.

Bạn có thể chia danh sách này thành nhiều đề mục, mỗi đề mục là 1 khía cạnh trong cuộc sống. Dưới đây là 1 ví dụ bạn có thể tham khảo: 

1. Bản thân: Ngừng làm việc theo cảm hứng và bắt đầu lập kế hoạch cho mọi công việc
2. Các mối quan hệ: Ngừng cố gắng làm cho mọi người phải nghe theo ý mình mà hãy tôn trọng họ
3. Tài chính: Không được sử dụng tiền trong tài khoản tiết kiệm
4. Sức khỏe: Không trì hoãn lịch tập hàng ngày
5. Công việc: Không để nước đến chân mới nhảy
6. Phong cách sống: Không quá nghiêm khắc, dày vò bản thân khi không đạt được một mục đích nào đó

Hãy thử lập ngay một Not to-do list cho mình nào. Bạn còn muốn thêm điều gì vào danh sách trên nữa?